InkoopDocs.nl is een dienst van DEMA Consulting. Wij hechten grote waarde aan uw privacy en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacybeleid leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.
De inhoud die u in een wizard invult — zoals uw eisen, wensen, leveranciers, budgetten, prijzen en overige documentinhoud — wordt uitsluitend in uw eigen browser verwerkt en in het door u geexporteerde document (Word of PDF) opgeslagen. Deze inhoud wordt niet naar InkoopDocs.nl verzonden en door ons niet opgeslagen of ingezien. Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om uw aankoop, toegang, facturatie en eventuele inschrijving of aanvraag af te handelen. Hieronder leest u precies welke dat zijn.
1Wie zijn wij?
InkoopDocs.nl wordt geexploiteerd door DEMA Consulting, gevestigd te Noordwijk. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens is DEMA Consulting de verwerkingsverantwoordelijke.
2Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die nodig zijn voor de diensten die u afneemt of aanvraagt. Hieronder ziet u per situatie welke gegevens dat zijn, met welk doel en op welke wettelijke grondslag.
2.1 Aankoop van een wizard
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| E-mailadres | Toegang verlenen tot de gekochte wizard en communicatie over uw aankoop | Uitvoering overeenkomst |
| Bedrijfsnaam en adres | Opstellen van een correcte factuur | Wettelijke plicht (fiscaal) |
| Betaalgegevens | Afhandeling van de betaling | Uitvoering overeenkomst |
2.2 Inschrijving in het leveranciersregister
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Bedrijfs- en contactgegevens, KvK-nummer, certificeringen en profielinformatie | Beoordeling en publicatie van uw leveranciersprofiel in het register | Uitvoering overeenkomst |
| E-mailadres en betaalgegevens | Afhandeling van uw pakket en facturatie | Uitvoering overeenkomst / wettelijke plicht |
Publicatie van uw profiel. Na goedkeuring wordt uw leveranciersprofiel openbaar getoond in het leveranciersregister, waaronder uw bedrijfsgegevens en de door u opgegeven contactgegevens (contactpersoon en e-mailadres). U kunt op elk moment aanpassing of verwijdering van uw vermelding vragen via info@inkoopdocs.nl.
2.3 Aanvraag voor begeleiding
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en uw toelichting | Contact opnemen voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek | Toestemming |
2.4 KvK-gegevens
Bij sommige wizards en bij inschrijving in het register kunt u een KvK-nummer opgeven om automatisch bedrijfsgegevens op te halen. In dat geval wordt uitsluitend uw zoekopdracht (het KvK-nummer of de bedrijfsnaam waarnaar u zoekt) naar onze server en de Kamer van Koophandel gestuurd om de bijbehorende bedrijfsgegevens op te halen; de overige inhoud die u in de wizard invult wordt hierbij niet meegestuurd. Het gaat om bedrijfsgegevens uit het Handelsregister; voor eenmanszaken kunnen deze tot een persoon herleidbaar zijn. Bij een inschrijving in het leveranciersregister worden de opgehaalde en door u aangevulde gegevens wel bij ons opgeslagen, omdat dat nodig is om uw profiel te beoordelen en te publiceren.
2.5 Technische gegevens
Wanneer u onze website bezoekt, worden voor de goede werking en beveiliging van de website beperkte technische gegevens verwerkt, zoals uw IP-adres. Onze website maakt gebruik van uitsluitend functionele en noodzakelijke technieken; wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.
3Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met dienstverleners die wij inschakelen om onze dienst te leveren (verwerkers), en uitsluitend voor zover dat nodig is. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij maken gebruik van:
| Partij | Rol |
|---|---|
| Mollie | Betaalverwerking |
| Supabase | Beveiligde opslag van gegevens (database) |
| Netlify | Hosting van de website en serverfuncties |
| Resend | Verzending van e-mail (facturen en notificaties) |
| Kamer van Koophandel | Opvragen van bedrijfsgegevens uit het Handelsregister (bij de KvK-zoekfunctie en bij de beoordeling van leveranciersinschrijvingen) |
Doorgifte buiten de EER. Enkele van onze verwerkers (waaronder Resend en Netlify) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Met deze partijen zijn passende waarborgen overeengekomen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of certificering onder het EU-US Data Privacy Framework.
Wij verstrekken uw gegevens niet aan andere partijen, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
4Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
- Facturen en aankoopgegevens: zeven jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
- Wizard-toegang: gedurende de looptijd van uw toegang (in beginsel een jaar), waarna de gegevens kunnen worden verwijderd.
- Leveranciersprofiel: zolang uw inschrijving actief is; na beeindiging worden de gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd, met uitzondering van wat fiscaal bewaard moet blijven.
- Begeleidingsaanvragen: zolang nodig voor de opvolging van uw aanvraag en daarna niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk.
5Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Zo verloopt alle communicatie met onze website versleuteld (HTTPS), is de toegang tot uw gegevens in onze systemen afgeschermd en beperkt tot geautoriseerde personen, en verwerken wij betalingen via een gecertificeerde betaaldienstverlener zonder zelf uw volledige betaalgegevens op te slaan.
6Welke rechten heeft u?
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Inzage — u mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie — u mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering — u mag verzoeken uw gegevens te wissen, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
- Beperking — u mag verzoeken de verwerking te beperken.
- Bezwaar — u mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Overdraagbaarheid — u mag uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
- Intrekken van toestemming — waar de verwerking op toestemming berust, mag u die op elk moment intrekken.
Wilt u een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een e-mail naar info@inkoopdocs.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.
7Klacht indienen
Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij er samen uit kunnen komen. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
8Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienst of de wetgeving verandert. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.
9Vragen
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Neem gerust contact op via info@inkoopdocs.nl.